Как составить эффективное письмо о задолженности организации

Когда вы сталкиваетесь с задолженностью денег у своих клиентов, то вам приходится составлять письмо, в котором необходимо сделать акцент на необходимости погашения задолженности.

Сначала следует определить категорию клиента. Начните с благодарности за предыдущие заказы или совершенную сделку. Это поможет сохранить дипломатичную, но твердую тон.

Перечислите все факты, которые вы знаете об их долге: дату, сумму, счета и долгосрочность. Используйте имена компаний и даты, чтобы письмо казалось наиболее точным.

Получатель должен чувствовать, что вы заботитесь о них, а не тираните их, поэтому важно отметить, что вы готовы пойти на компромисс. Воспользуйтесь такими фразами, как «Мы готовы рассмотреть ваши предложения для решения этого вопроса» или «Мы хотели бы обсудить опции для урегулирования этой задолженности».

Но не забывайте о том, что вам нужно погасить задолженность в конечном итоге, поэтому нужно указать сроки, чтобы сделать погашение задолженности более приоритетным делом. Укажите, что вы ожидаете ответа в течение нескольких дней, чтобы знать планы клиента.

Отправьте письмо по электронной почте или по обычной почте, чтобы дать клиенту время на продумывание вашего предложения.

Не переставайте следить за своим письмом о задолженности, и если вы не получите ответ в указанный вами временной промежуток, попробуйте связаться с клиентом напрямую.

Если вы составите эффективное письмо о задолженности организации, то это может стать ключевым моментом в бизнесе, который поспособствует обеспечению постоянного потока денег.