Как составить эффективное письмо-претензию: советы и рекомендации

Современный мир не безупречен, и каждый из нас, в какой-то момент, может столкнуться с неприятной ситуацией, когда заказанный товар оказался некачественным, услуга не была оказана в полном объеме или получен иной сервис/товар, который не отвечает требованиям потребителя. В этом случае нужно знать, как правильно составить письмо-претензию.

Первое правило эффективного письма-претензии – это краткость и ясность. Представьте, что ваше письмо читает тот, кто получает почту десятками раз на день и берется за чтение только тех сообщений, которые выделены на фоне остальных. Поэтому пишите коротко и открыто.

Второе правило – это делать свой запрос очень точным. Несколько строк должны включать в себя описание вашей проблемы, причин, почему вы оставляете претензию, и свои требования. Например, если речь идет о покупке товара, разделите письмо на три части: описание проблемы (что вы купили и что не так), причины (почему это не работает) и ваш запрос (например, вернуть деньги или произвести замену).

Третье правило письма-претензии – это не допускать эмоциональных всплесков. Естественно, когда вы получили некачественный товар или услугу, вам хочется высказаться, чтобы произвести впечатление на продавца. Но помните, что деловая корреспонденция должна быть строго бизнесовой, и ее не стоит загрязнять эмоциями, такими как гнев или разочарование.

Четвертое правило – это наличие фактов. Если вы заявляете о том, что вы не получили свой заказ – укажите дату, когда вы его заказали, и дату, когда должны были его получить. Если речь идет о некачественном товаре – не забудьте указать его название, дату приобретения и номер чека.

Конечно, желательно, чтобы ваше письмо не оставалось без ответа. Именно поэтому в конце письма стоит написать, каков ваш последующий план действий или как бы вы хотели решить данную проблему.

Грамотно составленное письмо претензии – это залог успеха общения с поставщиком товаров или услуг, и поможет вам вернуть свои деньги, заменить некачественный товар или получить компенсацию за услугу, которая не была оказана в полном объеме. Поэтому не забывайте следовать приведенным выше рекомендациям, когда вы будете составлять свой запрос.