Как правильно составить письмо-извещение: образцы и рекомендации

В данной статье мы рассмотрим, как правильно составлять письмо-извещение о документе. Вы узнаете, что такое письмо-извещение, как написать его согласно требованиям русского языка и какой образец использовать для успешного составления.

Статья:

Письмо-извещение – это документ, который отправляется с целью ознакомления получателя с определенным документом. Оно может быть отправлено как по электронной почте, так и по обычной почте со своей печатью и подписью отправителя.

Ниже приведены рекомендации по написанию письма-извещения:

1. Тема письма. Тема должна соответствовать содержанию письма и быть конкретной. Например, «Извещение о получении документа №123 от 01.01.2021».

2. Адресация. Письмо должно быть адресовано получателю с указанием его полного имени и адреса.

3. Отправитель. В начале письма необходимо указать ФИО и должность отправителя, а также реквизиты организации – название, ИНН, КПП.

4. Формулировка. Следует использовать лаконичные и понятные слова, чтобы сообщить получателю о документе. Вводные слова могут быть следующими: «Уведомляем Вас о том, что», «Сообщаем Вам, что», «Извещаем Вас, что».

5. Описание прилагаемого документа. Необходимо описать, о каком документе идет речь, например: «В приложении к письму находится копия договора №1 от 01.01.2021».

6. Подпись и печать. Окончание письма должно содержать подпись отправителя с указанием его должности и печать организации.

Образец письма-извещения:

Уведомление

Уважаемый Иван Иванович!

Уведомляем Вас о том, что в соответствии с договором №1 от 01.01.2021 вам было передано право на использование программного обеспечения.

В приложении к письму находится копия договора №1 от 01.01.2021.

С уважением,

Иванов Иван Иванович,

Главный бухгалтер ООО «Пример»

Печать ООО «Пример»

Следуя рекомендациям и примеру письма-извещения, вы можете составить правильное письмо-извещение о документе. Корректность и понятность текста поможет получателю быстро понять цель письма и принять соответствующие меры.