Как написать письмо-претензию на перерасчет коммунальных платежей: простые советы для беспроблемного решения

В статье рассказывается о том, как эффективно составить письмо-претензию на перерасчет коммунальных платежей. Описываются правильные формулировки, необходимые для достижения поставленной цели, а также приводятся рекомендации по поведению в случае отказа от перерасчета.

Статья:

Каждый из нас сталкивался с необходимостью комплексного расчета коммунальных платежей. И не всегда такой расчет оказывается верным. Если вам кажется, что подсчет произведен ошибочно, то лучший выход – составить письмо-претензию на перерасчет. Просто дело не такое уж и простое: ведь нужно убедить коммунальную компанию, что их специалисты допустили некорректный расчет. Как правильно написать такое письмо – в нашей статье.

Выбирайте правильную форму обращения

Письмо-претензия – это официальное обращение к компании за урегулированием спорных вопросов, поэтому выбор тонов общения крайне важен. Письмо-претензия не может содержать набросы, угрозы и недостаточно вежливые формулировки. Обращение должно быть составлено дружелюбно, но в тоже время четко и сухо.

Конкретно изложите причины вашего недовольства

Важно составить письмо таким образом, чтобы не было тени сомнения в верности ваших доводов. Для этого описание причин неправильного расчета должно быть крайне конкретным и подкрепленным фактами. Не стоит здесь допустить плоскость мышления, когда вы будете обращаться к абстрактным понятиям вроде «завышенных цифр» или «слишком многих неправильных числовых операций». Какие-то цифры и данные, которые вы нашли и которые считаете ошибкой, должны быть приведены в письме-претензии. Только тогда компания сможет понять, на каком именно этапе ошибся ее сотрудник.

Предложите свои варианты решения проблемы

В своем письме не забудьте о том, чтобы предложить свои варианты урегулирования ситуации. Чаще всего достаточно перерасчета, но могут возникнуть и другие варианты. Приведите связанные с этим донесения о времени и качестве оказания услуг.

Опережайте возможный отказ

В некоторых случаях может возникнуть отказ. Для того чтобы не допустить этого, нужно учесть следующее:

— не делайте много пафосных требований;
— не показывайте невежество (то есть в письме нужно привести соответствующий закон или правило);
— не выдумывайте абсолютно несуществующие ситуации;
— не обращайтесь напрямую к какому-то абстрактному руководству компании (скажем, к «управлению» или «расчетному отделу»).

Письмо-претензия на перерасчет коммунальных платежей – не из тех вещей, которые имеют возможность вызвать волнение. Следуя нашим советам, вы можете достичь результата без нервов и лишних трат времени и сил. Не забывайте, что это документ, в котором должны стоять четко указанные требования, подкрепленные соответствующими фактами. В большинстве случаев это приведет к положительному результату.