Эффективное использование электронной картотеки книгообеспеченности.

Статья посвящена вопросу эффективного использования электронной картотеки книгообеспеченности. Рассматриваются основные преимущества использования электронной картотеки и правильные методы заполнения данных в ней.

Статья:

В наше время, в эпоху цифровых технологий, все больше организаций и учебных заведений переходят на электронные методы ведения деловой документации. Это касается и книгообеспеченности – ведь фонд библиотеки можно удобно организовать в электронном виде.

Электронная картотека книгообеспеченности имеет множество преимуществ, в числе которых:

— Удобный и быстрый поиск
— Устранение ошибок и дублирования информации
— Возможность вести подробную статистику по фонду библиотеки
— Снижение временных и финансовых затрат на обслуживание

Но для того, чтобы эффективно использовать электронную картотеку, необходимо правильно заполнять данные. Основными элементами картотеки являются: автор, название, издательство, год издания, кол-во страниц, ISBN, инвентарный номер, рубрикация.

Автор: в поле «автор» следует указывать ФИО автора книги, при наличии нескольких авторов – указать всех, причем с использованием запятых.

Название: принятый порядок заполнения поля – сначала заглавная буква, а затем – все остальные маленькие. Название книги следует указывать полностью, если оно содержит сокращения, то их также необходимо расшифровывать.

Издательство: в файле «издательство» следует указывать название издательства, которое издало книгу.

Год издания: в поле «год издания» указывается год печати книги.

Кол-во страниц: в файле «кол-во страниц» указывается количество страниц, которые есть в книге.

ISBN: в поле «ISBN» следует указывать стандартный номер книжного издания.

Инвентарный номер: в файле «инвентарный номер» указывается номер, который присваивается книге библиотекой.

Рубрикация: рубрики делаются в соответствии с тематическим планом, который принят в библиотеке. Рубрикация – это систематизация книг по теме и подразделам.

Все данные в электронной картотеке книгообеспеченности должны быть удобными для поиска. Важно следовать одной общей классификации принятой в библиотеке, это поможет избежать ненужных ошибок при поиске книг. А при поиске чего-то конкретного, стоит использовать фильтры и ключевые слова, чтобы облегчить себе задачу.

Таким образом, правильное заполнение данных в электронной картотеке книгообеспеченности – это залог ее эффективного использования и нужно прибегать к такому методу ведения деловой документации в библиотеке.